きっかけは2020年のコロナ禍です。当時IT企業の部長として働く中で、在宅勤務と育児の両立に苦労していました。

その時は、子どもが起きている昼間は仕事が進められず、寝かしつけ後に仕事をするという生活に疲れ果てていたのです。小さなストレスが積み重なって、ある日突然崩れてしまった。それが今の事業の原体験になっています。

このエピソードは私の個人的な経験ですが、多くの人が同じような状況に直面していたと思います。

そうなんです。社会人になってから20年以上、数々の手帳やデジタルツールを試してきました。

でも、最初は張り切るのですが、どれも長続きしなくて……。古いタスクがたまっていくのを見て自分が嫌になる、という悪循環に陥っていました。

メールで来た依頼、Slackでの連絡、会議での約束事……。

何をいつまでにやるべきか、という情報が複数のツールにバラバラに存在していて、確認するだけでも一苦労でした。

それに、出てきたタスクを書き出して、別のツールへ登録すること自体も大変。そもそも、30秒で終わる返信のために別途登録するのは、直感的に「面倒くさい」と感じてしまうのは当然です。

結局、多くの人は頭の中で覚えようとするのですが、それがまたストレスや罪悪感につながってしまう。

さまざまなシステムに人間が振り回されている状況を何とかしたいと思ったんです。

はい。最初は、大量のメッセージを集約して重要なものだけを自動的にフィルタリングするツールがあればいいのでは？と考えました。

でも、Slackやメールが何百通も来る人に、「大事なメッセージ100通」を選抜したとしても、結局は本当に大切な情報の見落としが発生してしまう。結局、重要度をツールに判別させるのは、あまり本質的ではないんです。

次にメンションされたメッセージだけを表示するツールを考えましたが、すべてのツールを連携させるのは難しく、方針転換しました。

そうした試行錯誤を重ねた結果、今開発しているツールに行き着きました。

それが、Chrome拡張機能として、ブラウザ上でワンクリックでどこからでもタスクを作成・管理できるツール「Zenmetry」です。

今も改良を重ねていますが、まずはあらゆる場所にあるタスクを一つにまとめることに特化しています。

ブラウザ上に表示されたタスクに関する文章を選択すると、AIがその内容を要約し、ブラウザの右側にまとめて表示されるんです。

もちろん、そのタスクをカレンダーに登録することもできます。これによって、どんな場面でもやることが発生したら瞬時にタスク化できるんです。

重要なのは、タスクを細かく分解することです。たとえば、「取材の調整」といったタスクは、実は非常に曖昧です。

これを「候補日を出す」「日程を合わせる」「場所を決める」「必要な資料を準備する」といった具体的なステップに分解すると、何をすべきかが1秒で判断できる明確なタスクになります。

私たちの脳は、あいまいで大きなタスクよりも、具体的で小さなタスクの方が取り組みやすいと感じるんです。

そのために、出勤前や仕事前に今日のタスクを洗い出して、それをAIと相談しながら5分−15分程度の作業に細分化します。

それらをカレンダーに入れ込めば、あとは淡々とそのタスクをこなしていくだけになるのです。

そうなんです。

「この山は登れる」というイメージができると、先延ばしにしていた仕事に対しても「今からやってみよう」という前向きな気持ちになります。

驚くほど大きいですね。たとえば、何カ月も先延ばしにしていた仕事を細分化したら、30分で終わったという方がいます。

人間の脳は、大きな塊のタスクを前にすると拒否反応を示すけど、「10分でできる」という小さなステップなら、意外とすんなり取り組めるんです。

それに、細分化することで「今日やらなくてもいいこと」に気づいたり、事前に手を打つべきことが見えてきたりします。

「取材後に記事を書く」というタスクを細分化すると、最初に「文字起こしのデータを準備する」というステップが出てきます。

やることが見えると、「この作業は、インターンの人にお願いできるかも」などと考えられるようになるんです。

タスク細分化の経験を積むと、仕事の見通しがよくなり、他の人に頼めることも増えていく。それにより、仕事の効率化だけでなく、チームのコミュニケーション改善にもつながっていくんです。

その通りです。タスク管理＝個人の生産性向上というイメージがありますが、実はチームのコミュニケーションとも密接に関わっています。

タスクの細分化によって、明確な指示の受け渡しや進捗報告ができます。すると、追加の確認という手戻りが減るので、チーム全体の生産性が向上する。

また、タスクの可視化により「今何に取り組んでいるのか」がチーム内で共有しやすくなり、サポートが必要な場面でも助け合いやすくなるんですよ。

それは、人間は完璧ではないからです。ビジネスでは、指示を出す側も受ける側も暗黙の了解で動いている場面がたくさんありますが、実際には認識のズレが生じてしまうことがある。

AIは、そのズレの隙間を埋めてくれる存在です。やることの細分化や確認事項の提案など、人間同士では面倒に感じる部分をカバーしてくれます。

AIにタスクの細分化をしてもらうと、「締切は？」「ページ数は？」「フォーマットは？」といった確認すべき事項をまとめてくれます。

そうすると、周りの確認しながら進める仕事においても、コミュニケーションがスムーズになるのです。

AIはゼロから膨大な量のタスク細分化を考えるのが得意なんです。人間にとって苦になる作業も、AIは苦もなくこなします。

あと、AIは怒りませんから（笑）。何度同じことを聞いても大丈夫です。特に新人や学びの過程にある人にとって大きなメリットだと思います。

さらに、AIは人間のように「これくらい言わなくても分かるでしょ」という態度を取りません。忍耐強く対応してくれるので、人間関係のストレスを減らしながら効率的に仕事を進められるんです。

多くの人がタスク管理に挫折するのは、最初から「すべてのタスクを完璧に管理しよう」と思って始めるからです。

まずは小さく始めること、いきなり完璧にやろうとしないことが大切です。私がおすすめしているのは、まず朝5分だけ、今日絶対やらなければならないことを書き出すことです。

はい。「何かやらないといけないことがある……」という状態だけで、脳には負担なんです。なので、たった5分でも頭の中のタスクを外に出せると楽になるんです。

それを毎日続けることで、少しずつコツがつかめてきます。これは筋トレと同じ。毎日少しずつ続けることで筋肉がついていきます。

私の場合、朝起きて10〜15分程度で今日取り組むべきタスクを細分化し、カレンダーに入れています。

大事なのは「タスク管理をいつやるか」を決めておくことです。朝起きたらすぐ、夜寝る前、通勤中など、自分の生活リズムに合わせて、必ず毎日同じタイミングでタスク管理の時間を確保することが習慣化のコツだと思います。

多くの人は「大きな目標に向かって長期的に歩まなければならない」と思いがちですが、それは挫折の元です。

むしろ、まずは日々の小さなタスクに分解して、少しずつこなせるようになること。そこから週単位、月単位の計画へと広げていく方が成功しやすいと思いますよ。

メールなどの「外側からの中断」に対しては、集中する時間と確認する時間を決めることが、ひとつの対策です。

たとえば、ポモドーロテクニックのような形で、25分集中して5分休憩するというリズムを作ると効果的です。

25分間はタスクに集中するけど、休憩時間にはメールやメッセージを確認するという習慣をつければ、常に通知に振り回される状態から脱却できます。

確実に変わります。私自身、朝のルーティンを大切にするようになりましたし、ずっと興味があった古武術を習い始めるなど、仕事以外の時間も充実させられるようになり、生活の質が上がったんです。

あと、タスク管理がうまくいくと、顔つきも変わるんですよ。このタスク管理法を実践してくださった方は、息子さんから「最近疲れていないね、元気になったね」と言われたそうです。

ですよね。なので、まずは最初の一歩としては、毎朝または夜、今日やるべきことを書き出す習慣をつけてみてください。手帳でもメモアプリでも構いません。

AIを使うときも、最初は完璧を目指さず、ふわっとした問いかけでも続けることが大切です。使っているうちにコツがつかめてきますから。

一人でやるのが難しければ、誰かと一緒にやることもおすすめです。私たちも、朝15分でのタスク管理を実践する講座を定期的に開いており、たくさんの方にご参加いただいております。

そうやって小さな成功体験を積み重ねることで自信がつき、それが大きな変化につながります。一緒に、一歩ずつ進んでいきましょう。